「不採用にしなきゃいけないけど、マイナスな印象を与えたくない」
「応募者に不採用の理由をどうやって伝えるか迷う・・」
採用担当者の方からこのようなお声をいただくことがあります。
なぜ、このような思いが出てくるのでしょうか？
よくよくお話を聞いてみると、
二次面接を経て最終面接前に不採用の判断を行い、
面接そのものを企業側から断らなければならない
場合で上記のような思いを持ってしまうとのことでした。
今回は、マイナスな印象を与えない面接の断り方や
不採用通知の作成時のポイントをご紹介します。
①不採用の連絡は後回し
可否通知の遅延は、就職・転職活動を遅らせる原因になる。
→応募者が自社にマイナスイメージを持つ可能性が高まる。
ポイント：
業務と重なる時期もあるかもしれませんが、応募者の心情や負担を理解し、できるだけ日を空けずに通知しましょう。（目安は1週間以内）
②応募への感謝の気持ちがない
応募や、面接会場まで足を運んでもらったことへ「感謝の気持ち」を十分に！
→感謝の気持ちを伝えることで応募者のメンタルを傷つけない配慮になる。
③ターゲットではない応募者との態度の違い
どんな応募者に対しても、丁寧かつ真摯に対応することで応募者を尊重する姿勢が伝わる。
→企業のマイナスイメージの防止
ポイント：
企業が希望する人材からの応募者には冷たく横柄な態度で対応していませんか？
たとえ不採用であっても、応募者は結果に納得しやすくなります。
④否定的な言葉を繰り返している
企業側は、選考結果通知が応募者にとって重い連絡であることを理解する。
→採用不採用関係なく、丁寧かつ真摯な対応や表現をすることが重要！
ポイント：
通知文書であっても、応募者本人を直接的に否定するような表現を避け、応募者のプライドを傷つけないよう配慮しましょう。
⑤未来を想定しない接し方をしている
自社において不採用にしてしまった応募者が、別企業に就職して将来ビジネスパートナーや顧客となる可能性は十分にあり得ることを念頭に置き、真摯な対応を。
氏名や連絡先の誤字脱字は厳禁
△：「貴殿」
◯：「●●様」
「不採用」など直接的な表現は避ける
△：「不採用」「不合格」
◯：「この度の面接ではご希望に添いかねる結果となりました」
「誠に残念ながら今回は採用を見合わせていただくこととなりました」
候補者へ配慮する文言を付け加える
△：結果のみを通知する
◯：「十分に検討した上で結論を出したこと」
「実績や能力が足りなかったのではなく、条件が一致しなかったのが理由であること」
上記で挙げたものは一例ですが、不採用であることを連絡する場合、
通知の文面にも注意を払うようにしてあげると、応募者は「つらい心情に寄り添ってもらった」と感じやすくなり、
不採用後のトラブルリスクを回避することができます！
企業側から面接結果を伝える際の断り方によって、
応募者の自社に対するイメージは大きく変わりますよね。
文面や表現に注意しないと応募者のメンタルを傷つけたり、
トラブルに発展したりする可能性があるため、
「感謝の意を伝える」「直接的な表現を避ける」など、
応募者に配慮することが重要だと考えています。
今回ご紹介した内容を参考にしたり、不採用だった応募者への対応や
不採用通知の対応の仕方を再確認されてみてください。
タスクターニングネクストは＜WEB広告（じょぶる島根）・人材派遣・人材紹介＞を地域密着で展開中です。
